АУТСОРСИНГ
Назад

Бухалтерские услуги и бухгалтерское обслуживание

Регламент удаленного ведения бухгалтерского учета

  • Общие рекомендации
  • 1 способ. Ведение оперативного бухгалтерского учета силами Исполнителя
  • 2 способ. Автоматизированное ведение оперативного бухгалтерского учета силами Исполнителя
  • 3 способ. Полное ведение бухгалтерского учета силами Исполнителя
  • Документы, необходимые для начала работы

    Общие рекомендации
    Прежде чем говорить о порядке сотрудничества при ведении бухгалтерского учета силами сторонней организации, по нашему мнению, необходимо определить некоторые общие рекомендации.
    1. При передаче бухгалтерского учета сторонним специалистам мы рекомендуем в обязательном порядке заключать Договор на ведение бухгалтерского учета, в котором четко и подробно должны быть отражены функции Исполнителя и Заказчика.
    2. Заказчик должен сохранять полный контроль за денежным потоком компании. В настоящее время коммерческие банки предоставляю возможность удаленного управления расчетным счетом компании - это программы типа "Банк-Клиент", "Интернет-Банк" и т.д. Программы данного вида легко настраиваются и просты в работе. При применении данного вида управления счетом руководитель компании имеет возможность самостоятельно отправлять денежные средства по реквизитам, указываемым Исполнителем, не дожидаясь формирования платежного поручения.
    3. Мы также рекомендуем нашим Клиентам перейти на безналичный вариант выплаты заработной платы своим сотрудникам, что позволяет избежать лишние временные и трудовые затраты, связанные с необходимостью получения в банке наличных денежных средств. Благодаря использованию этого способа выплаты заработной платы Вы также сэкономите на услугах про ведению бухгалтерского учета, так как отпадет необходимость ведения кассового учета.

    Существуют разные способы ведения оперативного бухгалтерского учета, но прежде чем говорить о них, предлагаем сформулировать общие принципы нашего сотрудничества.
    Во-первых, определимся с целью нашей работы. Цель нашей работы на этапе предоставления услуг по ведению бухгалтерского учета заключается в достоверном отражении фактов хозяйственной деятельности Вашего бизнеса на счетах бухгалтерского учета, закреплении данных фактов в бухгалтерской отчетности и определении суммы налогов, подлежащих перечислению в бюджет в соответствии с действующим законодательством.
    Во-вторых, введем понятие "хозяйственная операция" в том смысле, который мы вкладываем в него при работе с клиентами. Хозяйственная операция - это факт хозяйственной жизни предприятия, подлежащий отражению в бухгалтерском учете. Вот некоторые примеры хозяйственных операций:
  • Поступление товара, материалов (накладная, счет-фактура поставщика).
  • Отгрузка товара (накладная, счет-фактура покупателю).
  • Оказание услуг (акт на оказание услуг, счет-фактура заказчику).
  • Услуги сторонних организаций (акт на оказание услуг, счет-фактура Исполнителя).
  • Поступление денег на расчетный счет.
  • Списание денег с расчетного счета.
  • Расчет заработной платы (расчетно-платежная ведомость), начисление налогов от заработной платы.
  • Расчет дивидендов (бухгалтерская справка), начисление налогов на дивиденды.
  • Поступление денег в кассу организаций (приходный кассовый ордер).
  • Выдача денег из кассы (расходный кассовый ордер).
  • Авансовый отчет подотчетного лица.
  • Принятие к учету (снятие с учета) основного средства, нематериального актива.
  • Начисление амортизации по основным средствам.
  • Расчет налога (расчет налогов, которые предприятие обязано выплатить в бюджет).
  • Оформление платежного поручения.
    В-третьих, определим наш подход к ценообразованию. Наш клиент оплачивает не время, проведенное специалистом за монитором компьютера, а количество оформленных хозяйственных операций в текущем квартале.

    Более подробно о способах оперативного бухгалтерского учета:

    1 способ.
    Ведение оперативного бухгалтерского учета силами Исполнителя

    Передавать полное ведение бухгалтерии в управление сторонней организации зачастую нецелесообразно, поэтому мы рекомендуем нашим Клиентам оформлять первичные бухгалтерские документы самостоятельно. Это связано, в первую очередь, с необходимостью оперативного реагирования на изменения в процессе хозяйственной деятельности, а во-вторых, с вопросом экономии, ведь для составления первичной бухгалтерской документации совсем не обязательно оплачивать работу специалистов высокого уровня квалификации. Например, Ваш секретарь может заняться выставлением Счетов покупателям и следить за их своевременной оплатой, составлять Платежные поручения на основании полученных от продавца Счетов, принимать и выдавать деньги из кассы на хозяйственные нужды, а Ваши менеджеры - оформлять Акты выполненных работ, составлять Товарные накладные. В случае необходимости, наша компания может обучить Ваших специалистов, а также предоставить утвержденные формы первичной документации в электронном виде.
    Таким образом, при выборе данного вида обслуживания в отношения между Исполнителем и Заказчиком будут строиться по следующему алгоритму.

    Функции Заказчика
    В течение отчетного периода Заказчик самостоятельно формирует первичную бухгалтерскую документацию, в том числе:
  • Платежные поручения по оплате товаров, работ, услуг;
  • Приходные и расходные кассовые ордера;
  • Счета покупателям на оплату работ, услуг, товаров;
  • Счет-фактуры;
  • Договоры, Акты выполненных работ, оказанных услуг;
  • Товарные, товарно-транспортные накладные на отгрузку Товара.
    В день выдачи заработной платы осуществляет фактическую выплату заработной платы работникам на основании представленного Исполнителем расчета.
    По итогам отчетного периода Заказчик передает Исполнителю собранную первичную документацию, а также банковские выписки на обработку.
    Самостоятельно производит уплату налогов на основании расчета, представленного Исполнителем, по реквизитам, указанным Исполнителем.

    Функции Исполнителя
    Исполнитель систематизирует полученную первичную документацию, отражает факты хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета, формирует соответствующие проводки, составляет налоговую и бухгалтерскую отчетность, ведет диалог с представителями налоговых органов и государственных внебюджетных фондов.
    Ежемесячно Исполнитель рассчитывает заработную плату и направляет Заказчику расчетно-платежные ведомости, в соответствии с которыми Заказчик производит выдачу заработной платы сотрудникам.
    По итогам отчетного периода Исполнитель:
  • Составляет книгу покупок и книгу продаж (книгу учета доходов и расходов - при применении упрощенной системы налогообложения);
  • Формирует оборотно-сальдовые ведомости по счетам бухгалтерского учета;
  • Производит расчет налогов и своевременно направляет Заказчику информацию о сумме налогов, подлежащих перечислению в бюджет, а также доводит до сведения Заказчика реквизиты по уплате налогов;
  • Формирует и направляет в налоговый орган налоговые декларации.

    Наши рекомендации
    Данный способ ведения бухгалтерского учета наиболее оптимален для компаний, которые занимаются оптовой, розничной торговлей, оказанием услуг, выполнением работ. В то же время данный способ приемлем только для компаний с небольшим количеством хозяйственных операций, производимых в отчетном периоде. В том случае, если бизнес достаточно активный, без автоматизации хозяйственных процессов не обойтись.

    2 способ.
    Автоматизированное ведение оперативного бухгалтерского учета силами Исполнителя

    Данный способ сотрудничества основан на использовании современных информационных технологий в области бухгалтерского учета.
    В том случае, если обороты Вашей компании достаточно велики, а специалисты ведут учет оборота товарно-материальных ценностей в специализированной программе, то при условии настройки системы передачи данных, возможна автоматическая выгрузка необходимой информации из базы данных Заказчика в базу данных Исполнителя.
    Данный способ значительно "облегчает жизнь" как Исполнителя, так и Заказчика. Каждое действие работников Заказчика, подлежащее бухгалтерскому оформлению, автоматически переносится в базу данных Исполнителя. Более того, в настоящее время существует возможность подключения контрольно-кассовой техники к программным средствам. Информация оказывается на рабочем столе Исполнителя в тот момент, когда кассир Заказчика пробивает кассовый чек покупателю. Совершение каких-либо дополнительных действий не требуется.
    При использовании данного способа у Исполнителя отпадает необходимость ввода в базу данных первичной информации и появляется возможность осуществления двойного контроля за действиями работников Заказчика с точки зрения финансово-бухгалтерского учета. Первый раз - в момент обработки информации, второй раз - в момент обработки первичной документации, переданной для контроля на бумажных носителях.
    При ведении учета подобным образом функции Заказчика и Исполнителя остаются теми же, что и при применении первого способа. В то же время сокращается время на обработку документации, появляется возможность двойного контроля, большой объем информации обрабатывается в максимально сжаты сроки. Данный фактор имеет достаточно важное значение, так как в связи с сокращением объема работы уменьшается и стоимость услуг сторонней организации по ведению бухгалтерского учета.

    Наши рекомендации
    Можно сделать вывод, что данный способ ведения бухгалтерского учета позволяет перевести на аутсорсинг бухгалтерию практически любого предприятия, в том числе из областей, в которых ведение учета традиционно признается сложным - сферы производства, общественного питания. Использование современных средств связи и программных модулей значительно сократит время на бухгалтерскую обработку хозяйственных операций, причем появится возможность роста показателя качества работы.

    3 способ.
    Полное ведение бухгалтерского учета силами Исполнителя

    Данный способ приемлем в том случае, если операции в Вашей компании совершаются достаточно редко, а также отсутствует необходимость немедленного реагирования на изменениях в хозяйственной деятельности.
    При применении данного способа Вы передаете нашим специалистам не только ведение оперативного бухгалтерского учета, но также и составление первичной документации.
    Таким образом, к функциям Исполнителя, указанным в Способе-1 добавляется формирование первичной бухгалтерской документации по мере надобности на основании запросов, поступающих от Заказчика. В данном случае мы разрабатываем регламент сотрудничества индивидуально, но следует сразу признать, что трудозатраты на обработку каждой операции велики, а значит, возрастает и стоимость работы.

    Наши рекомендации
    Данный способ ведения бухгалтерского учета наиболее оптимален для небольших компаний, у которых происходит порядка 10 хозяйственных операций в квартал.

    Документы, необходимые для начала работы
    1. Копия Свидетельства о государственной регистрации и присвоении ОГРН.
    2. Копия Свидетельства о постановке на налоговый учет и присвоении ИНН.
    3. Копия извещений из государственных внебюджетных фондов: ПФР, ФСС, ОМС.
    4. Копия информационного письма с кодами Госкомстата.
    5. Копия Решения (приказа) о назначении руководителя и главного бухгалтера, которые обязаны подписывать отчетность.
    6. Копия Уведомления о переводе на упрощенную систему налогообложения (при наличии).
    7. Копия бухгалтерской и налоговой отчетности за последний отчетный период.
    Назад
  • Аутсорсинг и абонентское обслуживание